Nově spuštěný rezervační systém je jediným podporovaným způsobem rezervace místností, proto mu prosím věnujte pozornost. Papírová agenda byla zrušena, protože ji nelze s elektronickou kombinovat.

Rezervace jsou dostupné všem zaměstnancům s účtem v doméně lfukpl. Pokud účet nemáte (např. zaměstnanci FN), je nutné o rezervaci požádat na sekretariátu děkana LF. Lze též požádat některého z účastníků schůzky, který účet má, aby schůzku založil, a tím rezervaci učinil.

KTERÉ MÍSTNOSTI LZE PŘES OUTLOOK ZAREZERVOVAT?

Aktuálně lze přes kalendář Outlook rezervovat následující místnosti:

• 3.93 – Jednací místnost
• 2.109 – Jednací místnost
• 2.95 – Jednací místnost
• 2.92 – Jednací místnost Kolegia děkana LFP
• 1.15 – Multimediální studio

Pozn.: Pokud by v budoucnu došlo k přidání rezervace pro další místnosti, automaticky se zobrazí v seznamu místností v Outlooku (viz níže).

JAK SI ZAREZERVUJI SCHŮZKU V DANÉ MÍSTNOSTI PŘES KALENDÁŘ OUTLOOK?

Máme průběžně v provozu různé verze Outlooku, z toho důvodu návod neobsahuje obrázky konkrétního prostředí, které se může lišit, ale všeobecně platný postup.

1. Otevřete kalendář v Outlooku
2. V horní liště vyberte možnost „Nová schůzka“
3. Zadejte základní informace

• • Název události
  • Účastníci schůzky (v případě, že chcete pozvat konkrétní osoby)
  • Přidat místo konání – přes tlačítko „Místnosti“ nebo „Místo“ vybrat požadovanou místnost a potvrdit výběr tlačítkem OK
  • Datum, čas zahájení a ukončení (lze zadávat i opakované akce – např. 1x za 14 dní)

4. Zkontrolujte e-mail – po odeslání schůzky přijde potvrzovací e-mail

• • Pokud by byla schůzka ze strany místnosti odmítnuta, v e-mailu je napsán důvod, proč nelze schůzku uskutečnit (většinou to bude z důvodu obsazenosti)
  • E-mail přijde pouze organizátorovi – tzn. v případě, že z nějakého důvodu schůzka v dané místnosti být nemůže, organizátor musí schůzku aktualizovat (přesunout do jiné volné místnosti nebo na jiný čas) nebo příp. pozvánku zrušit

Upozornění:

• Místnosti se v prostředí Outlooku chovají jako uživatelé (mají vlastní e-mailovou adresu) a po přidání místa konání do schůzky se místnost zároveň automaticky stává jedním z účastníků schůzky. Následně pak přijímá a odmítá schůzky podle toho, jak „má čas“ (podle svojí obsazenosti).
• Schůzku zakládáte vždy pod svým jménem (přes pracovní e-mail xxx@lfp.cuni.cz). Není možné zadávat schůzku přímo do kalendáře konkrétní místnosti, vždy musíte jít přes svůj osobní kalendář a místnost do schůzky přidat.

KDE NAJDU OBSAZENOST MÍSTNOSTÍ?

A) Chci znát obsazenost jednorázově při plánování schůzky:

1. Ujistěte se, že máte ve schůzce přidanou konkrétní místnost, příp. další účastníky, které chcete pozvat
2. V horní liště klikněte na „Pomocník pro plánování“
3. Zobrazí se kalendář s barevně vyznačenými časový sloty zvolené místnosti, příp. i dalších účastníků
4. Dole v okně najdete vysvětlivky – zpravidla barevně vyznačený úsek značí, že místnost je v daném čase obsazena nebo že pozvaný účastník má již v kalendáři na tento čas jinou akci

Pozn.: Obsazenost místností odpovídá realitě, obsazenost kolegů nemusí být přesná. Ne každý si ve svém Outlooku vede přesný kalendář a statusy obsazenosti na denní bázi. Proto je potřeba brát průniky volných časů kolegů jako nezávazné.

B) Rezervace dělám častěji a chci mít průběžně přehled o obsazenosti jednotlivých místností:

1. V horní liště vyberte možnost „Přidat“ > „Ze seznamu místností“
2. Vyberte si jednu nebo více místností, jejichž kalendáře chcete vidět, a potvrďte tlačítkem OK
3. V levém postranním bloku se zobrazí kalendáře nově přidaných místností (lze si je zobrazovat a skrývat podle potřeby)

K ČEMU SLOUŽÍ DOTYKOVÉ PANELY PŘED JEDNACÍMI MÍSTNOSTMI?

Rezervační panely mají pouze informativní charakter a odráží skutečný stav rezervací provedených přes Outlook.

• Barevné podsvícení – pokud boky panelu svítí zeleně, je místnost v danou chvíli prázdná, pokud červeně, probíhá uvnitř schůzka
• Zobrazení naplánovaných schůzek – na panelu si lze zobrazit kalendář obsazenosti dané místnosti
• Prodloužení schůzky v jejím průběhu – pokud se vám protáhne již probíhající schůzka, můžete si ji na panelu prodloužit (lze prodloužit maximálně do začátku další naplánované schůzky)